Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Hinweis: Diese Erklärung deckt die Website (plexcoach.com) und den Dienst (app.plexcoach.com sowie die Apps) ab. Eine englische Übersetzung finden Sie unter Privacy policy; die deutsche Fassung ist maßgeblich.

1. Verantwortlicher

Curioskar FlexCo
Leopold Steiner Gasse 26/A2, 1190 Wien, Österreich
E-Mail: support@plexcoach.com

Nutzt Ihre Organisation Plexcoach auf Grundlage eines Vertrags mit uns, ist Ihre Organisation Verantwortlicher für die Inhalte, die Sie im Dienst verarbeiten (Abschnitt 3); wir handeln insoweit als ihr Auftragsverarbeiter. Für diese Inhalte gelten dann die Datenschutzinformationen Ihrer Organisation; Anfragen dazu können Sie an Ihre Organisation oder an uns richten. Für Ihre Konto- und Anmeldedaten, für Sicherheits- und Betriebsprotokolle sowie für diese Website bleiben wir Verantwortlicher.

2. Verarbeitung auf dieser Website

2.1 Hosting und Server-Logs

Diese Website wird über Firebase Hosting (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bereitgestellt. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, User-Agent) kurzzeitig in Server-Logs verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Google kann Daten in Drittländer übertragen; hierfür bestehen EU-Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework.

2.2 Keine Tracking-Cookies, kein Tracking

Diese Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Wenn Sie die Sprache der Website manuell umstellen, wird ein einzelnes funktionales Cookie gesetzt, das Ihre Sprachwahl speichert.

2.3 Demo-Anfrage / Kontakt

Wenn Sie über das Formular eine Demo anfragen oder uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie — sofern angegeben — Ihr Unternehmen und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden in der EU gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und gelöscht, sobald der Zweck entfällt oder Sie die Löschung verlangen.

2.4 Geschäftskontakte aus unserem beruflichen Netzwerk

Wenn Sie auf LinkedIn mit einem Mitglied unserer Geschäftsführung vernetzt sind — oder wir Ihr berufliches Profil dort gefunden haben —, verarbeiten wir unter Umständen Ihren Namen, die Adresse Ihres LinkedIn-Profils, Ihr Unternehmen, Ihre Position und das Datum der Vernetzung, um einzuschätzen, ob Plexcoach für Ihr Unternehmen nützlich sein könnte, und Sie gegebenenfalls persönlich anzuschreiben. Die Daten stammen aus dem LinkedIn-eigenen Export der Kontakte unserer Geschäftsführung oder wurden von Hand erfasst; E-Mail-Adressen werden nicht gespeichert. Zusätzlich speichern wir eigene Notizen sowie, ob und wann wir Sie kontaktiert haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Unternehmen, ErwGr. 47). Die Daten werden in der EU (Google Cloud) gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und 12 Monate nach dem letzten Import gelöscht, wenn wir Sie nie kontaktiert haben, sonst 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) — eine kurze Antwort auf unsere Nachricht genügt: Wir kontaktieren Sie dann sofort nicht mehr, löschen Ihren Eintrag innerhalb von 30 Tagen und behalten nur einen Einweg-Hash, damit wir Sie nicht erneut aufnehmen.

3. Verarbeitung im Dienst (app.plexcoach.com und die Apps)

Plexcoach verarbeitet auf Ihre Veranlassung Audioaufnahmen, Transkripte, Notizen und daraus abgeleitete Inhalte („Wissenskarten"). Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

3.1 Kontodaten

Zum Betrieb Ihres Kontos verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (als gesalzenen Hash über Firebase Authentication), Ihre Unternehmenszugehörigkeit sowie — sofern angegeben — Ihre Position. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Konten werden auf Einladung Ihrer Organisation angelegt; eine öffentliche Registrierung gibt es nicht.

3.2 Aufnahmen, Transkripte und Notizen

Aufnahmen starten immer Sie selbst — die App nimmt nie von sich aus auf und zeigt während einer laufenden Aufnahme eine sichtbare Aufnahmeanzeige. Sie sind dafür verantwortlich, die aufgenommenen Personen zu informieren und, soweit nach anwendbarem Recht erforderlich, deren Einwilligung einzuholen. Aufnahmen, Transkripte, daraus abgeleitete Notizen sowie von Ihnen angehängte Fotos werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert; der Betreiber kann sie nicht lesen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO auf Ihre Veranlassung.

3.3 Transkription und KI-Verarbeitung

Für die Sprache-zu-Text-Umwandlung wird Audio flüchtig durch unseren Transkriptionsdienstleister verarbeitet (EU-Endpunkt, vertraglich vereinbarte Null-Datenspeicherung) und dort anschließend verworfen. Begleitet wird das Audio von einer kurzen Liste von Namen und Begriffen aus Ihren eigenen Notizen (Personen, Organisationen und kürzliche Besprechungsorte), damit diese richtig geschrieben werden; es handelt sich um eine Wortliste, nicht um Ihre Notizen. KI-Coaching-Funktionen senden nur die für Ihre Anfrage nötigen Ausschnitte — Namen und andere persönliche Identifikatoren werden, soweit machbar, durch Platzhalter ersetzt — an KI-Modellanbieter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, die ein Training mit Ihren Daten ausschließen. Kein KI-Anbieter erhält Ihre gespeicherte Wissensbasis oder Ihre Schlüssel. Die Suche nach Bedeutung läuft offline: Das kleine Open-Weights-Modell, das Ihre Notizen indexiert, läuft lokal auf Ihrem eigenen Gerät. Der dabei gelesene Text — auch alles aus einem verbundenen Kalender oder Postfach — wird dort verarbeitet und niemals an den Anbieter dieses Modells übermittelt, weder zum Training noch zu einem anderen Zweck.

3.4 Stimmerkennung (Voiceprints)

Optional und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) leitet die App ein mathematisches Stimmprofil („Voiceprint") ab, damit Ihre eigenen Wortmeldungen in Transkripten mit Ihrem Namen beschriftet werden können. Sie können diese Einwilligung jederzeit in den Einstellungen widerrufen; das Voiceprint wird dann gelöscht. Für Dritte wird ohne deren Registrierung niemals ein Voiceprint erstellt.

3.5 Optionale Integrationen

Sofern Sie sie verbinden, verarbeiten wir Kalendereinträge (Besprechungstitel und -zeiten, um Aufnahmen Besprechungen zuzuordnen), E-Mails aus einem von Ihnen verbundenen Postfach (siehe unten) sowie — soweit für Ihre Organisation aktiviert — Nachrichten aus von Ihnen verknüpften Chat-Arbeitsbereichen. Eine Option für den ungefähren Standort (standardmäßig deaktiviert) kann festhalten, wo eine Notiz entstanden ist. Jede Integration kann jederzeit in den Einstellungen getrennt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a/b DSGVO.

Ausnahme Slack und Microsoft Teams. Nachrichten, die Sie über Slack oder Microsoft Teams an Plexcoach senden oder von Plexcoach erhalten, sind für uns lesbar — anders als Ihre übrigen Inhalte, die wir nicht lesen können. Lesbar sind für uns auch die Zugangsdaten des Arbeitsbereichs und des Bots, die wir brauchen, um diese Nachrichten zuzustellen. Und der jeweilige Chat-Anbieter (Slack bzw. Microsoft) kann sie ebenfalls lesen, so wie jede andere Nachricht in seinem Dienst. Der Grund ist technisch: Ein Chat-Dienst hält keinen Schlüssel von Ihnen, deshalb muss der Text im Klartext durch unsere Server zu ihm gelangen. Eingehende Nachrichten warten dabei nur so lange bei uns, bis Ihr Gerät sie abgeholt hat; ausgehende speichern wir gar nicht. Wenn Sie das nicht möchten, verbinden Sie Slack und Teams nicht — alles andere in Plexcoach funktioniert ohne sie.

Google-Nutzerdaten — eingeschränkte Verwendung (Limited Use). Mit Ihrer Erlaubnis liest Plexcoach Ihren Google-Kalender und — wenn Sie ein Google-Postfach verbinden — Ihre aktuellen Gmail-Nachrichten. Diese beiden Zugriffe sind rein lesend — nichts in Ihrem Kalender und nichts in Ihren E-Mails wird geändert oder gelöscht. Kalendertermine — Titel, Zeit, Teilnehmende und einen etwaigen Konferenzlink — lesen wir, um Sie auf eine Besprechung vorzubereiten und eine Aufnahme der zugehörigen Besprechung zuzuordnen. Nachrichten lesen wir, damit Wesentliches zu einer Notiz werden kann und damit eine Antwort vorbereitet werden kann. Zusätzlich bittet Plexcoach um die Berechtigung, Entwürfe zu erstellen, und nutzt sie für genau eines: einen Entwurf einer Antwort in Ihrem eigenen Entwurfsordner abzulegen, den Sie bearbeiten und über den Sie entscheiden. Dieser Entwurf ist das Einzige, was Plexcoach jemals in Ihr Konto schreibt, und Plexcoach versendet niemals E-Mails in Ihrem Namen. Die Verwendung und Übertragung der von Google-APIs erhaltenen Informationen an andere Apps durch Plexcoach unterliegt den Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use). Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle. Sie können den Zugriff jederzeit in den App-Einstellungen oder unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

3.6 Technische Daten

Wir verarbeiten Push-Benachrichtigungs-Token, Gerätemodell und App-Version, ein Nutzungssignal einmal pro Tag (wie oft Sie die App an diesem Tag geöffnet haben sowie Funktionsnutzungs-Zähler, etwa die Anzahl der KI-Anfragen — nur Metadaten, niemals Inhalte) sowie technische Absturzdiagnosen, die keine Notiz- oder Audioinhalte enthalten. Eine aggregierte Nutzungsübersicht (aktive Tage pro Mitglied) ist für die Administratorinnen und Administratoren Ihrer Organisation sichtbar; der Betreiber sieht Nutzungs-Metadaten zur Dienstverwaltung und Abrechnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässiger und sicherer Betrieb).

4. Speicherdauer und Löschung

Inhalte bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Bei Löschung Ihres Kontos oder einzelner Inhalte werden diese gelöscht; Sicherungskopien rotieren innerhalb von 30 Tagen aus.

Sie können Ihr Konto und alle zugehörigen Daten jederzeit selbst löschen — in der App unter Einstellungen → Konto & Daten löschen oder ohne App unter app.plexcoach.com/settings (anmelden → Konto & Daten löschen). Die Löschung entfernt den Kontodatensatz, alle Aufnahmen, Transkripte, Notizen, Ziele und Voiceprints und ist unwiderruflich. Details: So löschen Sie Ihr Konto.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Eine vollständige Kopie Ihrer Daten erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail an support@plexcoach.com (ein betreutes Gruppenpostfach). Wir antworten innerhalb eines Monats, kostenlos. Der größte Teil dieser Kopie ist verschlüsselt und auch für uns nicht lesbar; unsere Antwort enthält deshalb einen Link und eine Anleitung, mit der Sie die Kopie in Ihrem eigenen Browser mit Ihrer 12-Wörter-Wiederherstellungsphrase entschlüsseln — dabei wird nichts hochgeladen, und Ihre Wörter verlassen Ihr Gerät nicht. Die Löschung Ihres Kontos und aller Daten nehmen Sie weiterhin selbst direkt im Produkt vor (Abschnitt 4). Beschwerden richten Sie an die österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) oder an uns unter der oben genannten Adresse.

6. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.